オフィス移転に必要なのは物件選びや内装工事の段取りを決めることだけではありません。取引先への挨拶から郵便局、登記、社内手続きを始め多くの事務作業が必要になります。
オフィス移転で必要な事務手続きをまとめますので、段取りをご理解いただき余裕を持って準備を進められるようにしてください。
内装デザインや内装工事に関する業者選びの段取りを別記事でまとめていますので、、併せてご覧いただければと思います。
１．移転前の手続き
移転すると決めたら現在入居中のオフィスの解約通知をビルの管理人に対して行います。解約通知は通常移転の6か月前に行います。賃貸の契約上、この期間内に解約通知をしないと希望する時期に解約できない可能性があるので注意が必要です。事前に契約書の内容を確認しましょう。
１）取引先への移転案内と送付先リストの作成
２）封筒、伝票、請求書、パンフレット等に記載する住所の変更の変更
３）社判及びゴム印の変更
４）従業員の名刺の変更
５）従業員の通勤定期の変更
６）最寄りの郵便局で郵便物届出変更届を提出
２．移転後の手続き
１）防火・防災管理者選任届：いつまでに等明確な期限はありませんが、新オフィスを管轄する消防署の予防課に提出します。
２）異動届：いつまでに等明確な期限はありませんが、旧オフィスと新オフィスの所在地を管轄する税務署に提出します。また、旧オフィスの所在地を管轄する都税事務所にも提出する必要があります。
３）事業所所在地変更届：5日以内に、旧オフィスの所在地を管轄する年金事務所に提出します。
４）名称所在地変更届：10日以内に、新オフィスの所在地を管轄する労働基準監督署と公共職業安定所に提出します。
５）雇用保険事業所変更届：10日以内に、新オフィスの所在地を管轄する公共職業安定所に提出します。
６）本店移転登記：2週間以内に旧オフィスの所在地を管轄する法務局に提出します。
３．社内で必要な手続き
１）移転スケジュールの作成
２）移転推進チームまたは担当者の選定（必要に応じて）
３）作業リストの作成と社員への通知
４）廃棄物のリスト作成
５）廃棄物の処理方法の確認
６）段ボールに貼るラベルの記入方法の確定（必要に応じて）
７）新オフィスへ配送する荷物の整理（部署やフロアごとに分ける）
８）荷物用エレベーターの使用可否及び使用時間の確認
４．まとめ
オフィス移転を計画する際は最初に何のための移転なのか目的を明確にしましょう。目的と予算を決めたら半年前を目途に遅くとも3ヶ月前には移転の準備を進めていただければと思います。移転に伴う事務手続きは解約通知を除いて2週間前から準備すれば問題ないことがほとんでですが、余裕を1ヵ月までにチェックリストを作成しておきましょう。
ポイントを押さえてスムーズにオフィス移転を進めていただければと思います。
